Podmínky ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

 

 

 

I.

Kdo je správce Vašich údajů?

1. Správcem osobních údajů podle čl. 4 bod 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen: „GDPR”) je Nadační fond Veolia ,

IČ 7068102 se sídlem Na Florenci 2116/15, 110 00, Praha 1 dále jen: „my“ nebo „Nadační fond Veolia“).

2. Kontaktní údaje správce jsou

adresa: Nadační fond Veolia

Na Florenci 2116/15, 110 00, Praha 1

Email:  info@nfveolia.cz

Telefon: +420 222 321 648

www.nfveolia.cz

3. Nadační fond Veolia jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktními údaji pověřence jsou: Radim Wylegala, e-mail : ou@saservices.cz

 

II.

Jaké údaje zpracováváme?

1. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
2. Nadační fond Veolia zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu k dosažení níže uvedených účelů. Charakter zpracovávaných osobních údajů závisí na tom, při jaké příležitosti k jejich zpracovávání dochází, tedy za jakým účelem jsme je od Vás či jinou formou získali.

V souhrnu půjde zejména o následující kategorie osobních údajů:

 

• Identifikační a kontaktní údaje – zejména Vaše jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu / sídla, pohlaví, titul, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, státní příslušnost, národnost, číslo bankovního účtu, podpis, korespondenční adresa, emailová adresa, telefonní číslo.
• Údaje o sjednaných produktech a službách – jedná se o údaje, které jste nám poskytli v rámci uzavření smlouvy a v souvisejících formulářích či dotaznících – zejména seznam objednaného zboží a služeb, informace o reklamovaném zboží.
• Údaje z naší vzájemné komunikace – zejména údaje z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního kanálu, údaje z používání internetových stránek.
• Profilové údaje – jedná se o zpracování zejména Vašich základních fyzických charakteristik (věk, pohlaví), sociálně-ekonomických a sociálně-demografických charakteristik (kvalifikace), údaje o Vaší důvěryhodnosti.

III.

Pro jaké účely Vaše údaje zpracováváme?

1. Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel.

Mezi naše hlavní účely zpracování Vašich údajů patří následující kategorie:

 

• Identifikace a ověření Vaší totožnosti – abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a poskytovat Vám naše služby.

Právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy a plnění právních povinností, které se na nás vztahují.

• Uzavření, správa a plnění smlouvy – do uzavření smlouvy zpracováváme Vaše údaje pouze k přípravě samotného návrhu, po uzavření smlouvy jsou Vaše údaje zpracovány také za účelem plnění smlouvy.

Právním základem pro toto zpracování je splnění a uzavření smlouvy, plnění právních povinností, které se na nás vztahují.

• Klientský servis, řízení vztahu s našimi klienty a dodavateli a zlepšování kvality našich služeb – abychom měli ucelený přehled o tom, jaké služby využíváte, řešíme s vámi nejrůznější požadavky, reklamace a stížnosti.

Právním základem pro toto zpracování je splnění smlouvy, plnění právních povinností, které se na nás vztahují a náš oprávněný zájem.

• Používání produktů a služeb – při využívání našich služeb dochází ke zpracování Vašich základních údajů, údajů o produktech a transakčních údajů.

Právním základem pro toto zpracování je splnění smlouvy.

• Informování o obchodních novinkách – abychom Vás mohli vždy včas informovat o novinkách v sortimentu našich služeb a zboží a o konaných akcích, zpracováváme Vaše základní a kontaktní údaje.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, případně Váš souhlas, pokud dosud nejste našim zákazníkem a jedná se tak o jiný než tzv. přímý marketing.

• Výkon práv ve sporech – pokud musíme hájit naše práva ve sporu, jehož jste účastníkem, zpracováváme Vaše základní údaje, údaje o našich produktech a službách, údaje o Vaší platební morálce a případně údaje z naší komunikace, jsou-li nezbytné k ochraně našich práv.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem.

• Splnění archivačních povinností, vedení účetnictví a splnění dalších zákonných povinností – Vaše údaje zpracováváme také v rámci jejich povinné archivace a dalších procesů, jak nám je ukládají právní předpisy.

Právním základem pro toto zpracování je plnění právních povinností, které se na nás vztahují.

2. Ze strany Nadačního fondu Veolia nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

 

IV.

Na jak dlouho Vaše údaje uchováváme?

1. Vaše údaje zpracováváme a uchováváme vždy pouze po nezbytně dlouhou dobu. Dodržujeme zásadu minimalizace údaje, a máme proto nastavena přísná archivační pravidla.
2. Obecně většinu Vašich údajů uchováváme po dobu 16 let od skončení našeho vzájemného vztahu, což je doba, která koresponduje s maximální zákonnou délkou promlčecí lhůty, abychom mohli případně předkládat důkazy v soudních sporech a hájit naše zájmy.
3. Údaje, které zpracováváme na základě Vaše souhlasu, uchováme po dobu, na kterou nám byl tento souhlas udělen.

 

V.

Kdy jste povinni nám Vaše údaje předat?

1. Předání údajů na základě Vašeho souhlasu je dobrovolné a svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat.
2. Získání ostatních údajů od Vás vyžadujeme, abychom mohli splnit smlouvu, plnit naše právní povinnosti nebo hájit naše oprávněné zájmy. Pokud byste nám údaje odmítli poskytnout, je možné, že Vám nebudeme moci poskytnout naše služby.

 

VI.

Odkud získáváme Vaše údaje?

1. Zpracováváme zejména údaje, které jste nám poskytli, dále pak údaje dostupné z veřejných zdrojů, od spolupracujících třetích stran nebo údaje, které jsme získali z naší činnosti – využíváme například interní databáze nebo výsledky analýz.

 

VII.

Kdo může mít přístup k Vašim údajům?

1. Vaše osobní údaje jsou zásadně zpracovány uvnitř naší skupiny a primárně zpřístupňovány našim zaměstnancům za účelem správy Vaší smlouvy. Dále jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, pokud je to nezbytné pro dosažení některého z účelů uvedeného v článku 3 těchto informací, popřípadě pokud nám k tomu udělíte souhlas. Těmito třetími stranami jsou i naši obchodní partneři, kteří jsou vůči nám v pozici zpracovatelů. Vaše osobní údaje jsme v některých případech také povinni předávat státním a regulačním orgánům, pokud tak stanoví právní předpisy. Současně potvrzujeme, že Vaše údaje nemáme v úmyslu předávat do třetích zemí mimo EHP.
   • Naši dodavatelé – je možné, že výkonem určité činnosti při poskytování našich služeb pověříme externí subjekty. Při takovém outsourcingu dochází ke zpracování Vašich údajů. Tyto spolupracující subjekty jsou oprávněny s Vašimi údaji nakládat pouze za účely, kterými jsou od nás pověřeni. V našem případě jde mimo jiné o naše obchodní partnery řešící dodání zboží a služeb, reklamace, provoz eshopu a našich internetových stránek nebo externí vymáhání pohledávek.
   • Ad hoc příjemci – některé orgány státní správy mají na základě zákonného zmocnění právo požadovat od nás informace o našich klientech – zejména se jedná o policii, soudy apod. Mezi další příjemce patří např. dodavatelé IT služeb pro Nadační fond Veolia.

VIII.

Jaká jsou Vaše práva?

• Vaše práva můžete uplatnit zasláním žádosti poštou na adresu sídla Nadačního fondu Veolia nebo na email eshop@nfveolia.cz

 

• Máte právo na přístup k Vašim údajům - Můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto údajů. První kopii zpracovávaných údajů Vám poskytneme zdarma, za každou další si můžeme účtovat administrativní poplatek na pokrytí našich nákladů.

 

 

• Máte právo na opravu a doplnění Vašich údajů - Můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné údaje.
• Máte právo na výmaz – Dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali. Tomuto požadavku jsme však povinni vyhovět pouze v případě, když:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
• jste odvolali svůj souhlas, na základě kterého jsme osobní údaje zpracovávali (a současně neexistuje žádný jiný právní důvod pro zpracování);
• jste vznesli úspěšně námitky proti zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro zpracování;
• osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
• osobní údaje musí být vymazány ke splnění naší právní povinnosti.

Vašemu požadavku na vymazání osobních údajů poté nevyhovíme zejména, pokud je jejich zpracování i nadále nezbytné pro splnění naší zákonné povinnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

• Máte právo na omezení zpracování - můžete požádat, abychom omezili zpracování Vašich údajů (tzn., abychom je nevyužívali, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci), avšak pouze v následujících případech:

• zpochybnili jste přesnost osobních údajů (zpracování bude poté omezeno na dobu potřebnou pro naše ověření přesnosti),
• zpracování je protiprávní a nemáte zájem o výmaz,
• již nepotřebujeme osobní údaje pro účely zpracování, avšak vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků,
• vznesli jste námitku proti zpracování a probíhá ověření, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad těmi Vašimi.

I v případě, že dojde k omezení zpracování, i nadále budeme moci osobní údaje zpracovávat pokud:

• budeme mít Váš souhlas,
• to bude potřeba pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků,
• to bude potřeba pro ochranu práv jiných fyzických nebo právnických osob.
  • Máte právo na přenositelnost Vašich údajů – Máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto údaje předali jinému správci, avšak pouze pokud:
• zpracování probíhá na základě Vašeho souhlasu nebo uzavřené smlouvy a
• zpracování probíhá automatizovaně.
  • Máte právo vznést námitku – Máte právo vznést námitku proti zpracovávání údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takovéto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno.

Máte dále právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování. V případě vznesení takovéto námitky nebudou tyto osobní údaje pro tyto účely již nadále zpracovávány.

• Máte právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování - Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí, které by bylo založeno na automatizovaném individuálním zpracování v případě, že by takovéto rozhodování mělo vůči Vám právní či jiné obdobné významné účinky (například zamítnutí návrhu na uzavření smlouvy).

V těchto případech Vám na Vaši žádost umožníme, aby byl v rozhodování přítomen lidský faktor, a dále zajistíme, abyste mohli vyjádřit Váš názor nebo napadnout automatizované rozhodování.

Výše uvedené neplatí v případech, kdy je automatizované rozhodnutí:

• nezbytné k uzavření smlouvy
• povoleno právními předpisy a které poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich práv, svobod a oprávněných zájmů
• založeno na Vašem výslovném souhlasu.
  • Máte právo odvolat svůj souhlas – pokud ke zpracování Vašich údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat.
  • Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ – Pokud se z jakýchkoliv důvodů, že zpracování Vašich údajů neprobíhá v pořádku, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

IX.

Jak jsou Vaše údaje zabezpečeny?

1. Co největší míra zabezpečení Vašich osobních údajů je pro nás prioritou, proto jsme učinili odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými zákony o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li přesto důvod se domnívat, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena, neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.
2. V případě, že sdílíme Vaše osobní údaje s další osobou (viz bod 7 těchto zásad), podléhá tato osoba vždy pečlivému výběru a dbáme na to, aby používal vhodná opatření k zajištění důvěrnosti a bezpečnosti osobních údajů.

 

X.

Závěrečná ustanovení

1. S těmito zásadami se prosím seznamte před odesláním Vaší objednávky a tuto skutečnost nám potvrďte zaškrtnutím příslušného pole v internetovém formuláři.
2. Nadační fond Veolia je oprávněn tyto zásady změnit. Aktualizovanou verzi zásad ochrany osobních údajů vždy zveřejníme na našich internetových stránkách a zároveň Vám zašleme novou verzi těchto zásad na Vaši e-mailovou adresu, kterou jste nám poskytl/a.

 

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 1.11.2018.